Seis secretos para el control de producción en sistemas

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A raíz de mi último trabajo como consultor IT, y de la perspectiva que me da la última experiencia profesional como gerente de Fenixer Interactiva, S.L. donde pude convivir con otros proyectos, sin la presión innecesaria a la que estaba sometido, y a los errores que se cometieron en torno a la bicefalia del proyecto (Inversor-Productor) he creído oportuno realizar un pequeño análisis sobre el control de procesos productivos en IT (Information Technology).

Como organizar el trabajo

1. Haga una lista diaria. Muchas veces nos perdemos en largos ToDo’s (Por hacer) de cientos de líneas con tareas sin cierto orden que van surgiendo del trabajo diario, a lo largo de meses e incluso años (sic). Cada mañana le robaremos un poco a nuestro tiempo, anotando en ella, las intenciones para el día de hoy. Sólo unas pocas cosas. La idea es hacer que los objetivos del día sean menos abrumadores, y hasta quizás más objetivos que la cotidiana realidad a la que muchos días nos enfrentamos.
2. Separe tiempo para cada tarea. No trata de realizar varias tareas al mismo tiempo. Aunque los humanos podemos ser multitarea, la productividad muchas veces no será adecuada, y la aparición de posibles fallos en la ejecución puede disminuir nuestra productividad efectiva. Un buen gestor de proyectos, o una pequeña aplicación que nos ayude a cronometrar los tiempos dedicados a cada tarea o proyecto, es de gran utilidad. Esto no quiere decir, que tengamos que realizar una política restrictiva de aplicación de tiempos asignados, pero si al menos, el cronometro nos ayudará a no enfrascarnos en tiempos excesivos que generalmente tornaran improductivos. El aviso, puede ayudarnos a ser conscientes de la necesidad de un cambio de enfoque, o de la necesidad real de un cambio en las tareas.
3. Foco de atención. La verdad es que muchos de los profesionales de IT solemos tener problemas las relaciones sociales, es por el poder de concentración que podemos llegar a tener, olvidándonos de todo lo demás que nos rodea.
   “Eh? No, no.. perdón, no sabía que me estaba hablando a mi. Estaba enfrascado en …”
   Podemos decir, que los frikis de la tecnología, (por ejemplo BOFHS), tenemos que aprovechar esa capacidad para ser eficaces. No podemos permitirnos ser interrumpidos ni por un minuto para responder a una pregunta. El ejemplo más gráfico de una situación negativa, puede ser el de un ficha movida, justo al final de la preparación de un evento de creación de figuras en movimiento con fichas de dominio. Un verdadero desastre. Lo mejor, durante nuestro trabajo, cuando necesitamos ese nivel de concentración es desactivar, el email, el Messenger, chats, e incluso el teléfono. (Si ya lo se, que utópico)
4. Tomase un descanso (Take Break) o un Kit-kat. Más contradictorio si cabe con el # 3. Tengo amigos (antes era mi exmujer) que no entienden porque soy incapaz de contestar a una simple respuesta, pero de repente puedo ausentarme durante una hora, para darme una vuelta. La diferencia es clara. Mi descanso no interrumpe el flujo de trabajo. Al contrario, cuando un problema aterriza en nuestro flujo de trabajo y no somos capaces de localizar la raíz de la incidencia tenemos la tendencia a enfrascarnos en una espiral de análisis sin solución. Es el momento de hacer un take break. Es el momento de solventarlo en 10 minutos, o de irnos a relajar, o pasamos a otro proceso de la lista de tareas.
5. Cuide sus herramientas de trabajo. Claro que no me refiero a los gadgets (yo en lo particular no soy muy amigo de esta moda tecnológica). Entre otras cosas, cuidar el propio cuerpo, véase realizar actividades físicas, una correcta alimentación y horarios definidos, son la mejor de las herramientas. Un poco de cafeína esta bien, pero el exceso de horas y cafeína, no son buenos componentes para una mente lucida. Otro de los componentes que destruyen la capacidad de análisis y raciocinio, por ejemplo el ingerido durante o tras la comida. Nuestro cuerpo y nuestro cerebro es nuestra mejor y más parecida herramienta de trabajo.
6. Finalización de objetivos. Es común la tendencia a la disgregación en varios proyectos, pese a que aun quedan otros pendientes de una correcta finalización. Todos sabemos que es mas divertido y ameno, el que supone un reto, que aquel sobre el cual sólo nos restan los últimos apuntes. Sin embargo, cuando finalizamos de forma correcta un proyecto, se reduce la lista de ToDo (Por hacer) e incluso desaparece la posibilidad de que se incorporen nuevos elementos a la lista, producto de errores surgido de un inconcluso cierre de proyecto.

Como todos los consejos, no se trata de tomarlos al pie de la letra, ni pueden pretender ser la panacea universal a todos los supuestos. Evidentemente, en el apasionante mundo de la administración de sistemas, los imprevistos, la presión del medio, influyen en nuestros estados de animo e incluso pueden producir, la inevitable necesidad de ser humano, y saltarnos nuestras propias normas.

Lo único que deberíamos pensar entonces, es ¿cuánto de productivo somos alejándonos de estas pequeñas normas?